Planung ist der halbe Urlaub

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Im August ist bei den meisten Menschen in Bayern Urlaubszeit. Für viele Berufstätige erzeugt der Gedanke an Entspannung aber erstmal Stress und Hektik. Digital Work und permanente Erreichbarkeit führen bei mehr als einem Drittel der Deutschen dazu, dass die Arbeit mit in die Ferien fliegt. Wir geben Ihnen fünf Tipps, wie Sie Ihren Sommerurlaub erholsam genießen können.

Imagebild tropische Insel mit Booten — Entspannt im Urlaub? Auf die richtige Vorbereitung kommt es an.

Egal, ob mit einem Buch am Strand liegen, in den Alpen die Gipfel bezwingen oder Kunst und Kultur bei einem Städtetrip erleben — viele Berufstätige, besonders auch Selbstständige und Angestellte im Versicherungsvertrieb wie u.a. Makler, tun sich schwer beim Abschalten in den Sommerferien. Und nach der Rückkehr ist der Erholungseffekt angesichts der sich stapelnden Aufgaben schnell wieder verpufft.

Laut einer Umfrage von Yougov im Auftrag des Technologieunternehmens Slack hält nur für 28 % der Befragten die Erholung nach einem Urlaub mehr als eine Woche an. 9 % der Befragten fühlen sich sogar sofort wieder gestresst, wenn sie zurück im Büro sind. Die neue digitale Arbeitskultur verschärft dieses Problem noch weiter. So geben 37 % der Angestellten an, dass sie auch im Sommerurlaub für ihren Arbeitgeber erreichbar sind.

Das können Sie für einen entspannten Urlaub tun:

1.

Richtig Planen
Am letzten Arbeitstag noch schnell alle Kunden anrufen, einen Kundentermin am Nachmittag halten, dann die Urlaubsübergabe machen und gehetzt packen, denn gleich am nächsten Tag geht um 8 Uhr morgens der Flieger. Kennen Sie das? So sollten Sie Ihre Ferien nicht starten. Unser Tipp: Vermeiden Sie am letzten Arbeitstag Termine wie Beratungsgespräche oder auswärtige Kundenbesuche. Priorisieren Sie Ihre Arbeitsaufgaben und schließen vor dem Urlaub wichtige Projekte ab. Weniger dringende Aufgaben können auf Ihre Rückkehr warten oder von Ihrer Vertretung übernommen werden.

2.

Urlaubsvertretung organisieren und Projekte übergeben
Nehmen Sie Ihre Arbeit auf keinen Fall mit in den Urlaub, sondern übergeben Sie Ihre Projekte an einen Kollegen. Wenn Sie als Makler angestellt sind, ist das ganz einfach: Unternehmen müssen Urlaube in der Personalplanung ausreichend berücksichtigen. Sie sollten Ihre Kollegen allerdings rechtzeitig informieren und zu den Projekten im Vorfeld umfangreich abholen, damit Ihre Kunden optimalerweise gar nicht merken, dass Sie weg sind.

Wer als Ein-Mann-Betrieb arbeitet, kann sich überlegen, einen anderen selbständigen Kollegen um Vertretung zu bitten. Dabei gibt es jedoch rechtliche Stolperfallen: Der Datenschutz erlaubt es nicht, dass Kundendaten einfach an die Urlaubsvertretung weitergegeben werden, wenn diese nicht Teil des Unternehmens ist. Auch ein Fehlverhalten oder eine Falschberatung der Urlaubsvertretung kann zu Problemen führen. Deshalb kann es ratsam sein, eine Vertragsregelung mit einem anderen selbständigen Vermittler in das Maklermandat aufzunehmen – und eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung einzuholen. Außerdem ist es ratsam, Kunden einige Wochen vorher zu informieren und wichtige Telefonnummern bzw. Kontaktdaten mitzuteilen. So können sich Ihre Kunden darauf einstellen und gegebenenfalls dringende Angelegenheiten bereits vor ihrem Urlaub abwickeln.

Wichtig ist zudem in beiden Fällen, wie Ihre Vertretung in Ihrer Abwesenheit Verträge unterschreibt. Wenn Ihre Vertretung das Kürzel “i.A.”  (im Auftrag) verwendet, handelt sie ohne spezielle Vollmacht, aber mit der allgemeinen Erlaubnis, für jemand anderen zu handeln. Für einen rechtlich bindenden Vertrag muss Ihre Vertretung aber mit dem Kürzel  “i.V.” (in Vertretung) unterschreiben. Das bedeutet, dass sie vorübergehend Ihre Verantwortung oder Rolle übernimmt. Die Urlaubsvertretung unterschreibt also nicht als Stellvertreter, sondern besitzt damit die Handlungsvollmacht.

3.

Finaler Check
Den letzten Arbeitstag sollten Sie als Puffertag nutzen, um sich mental auf den Urlaub vorzubereiten und zu checken, ob alles erledigt ist: Haben Sie schon die Abwesenheitsnotizen mit den Kontaktdaten Ihrer Vertretung eingerichtet? Und ist Ihre Urlaubsübergabe mit allen Kollegen besprochen und korrekt abgelegt? Wenn Sie genug Zeit haben für Ihre innere Checkliste und sich an Ihrem letzten Arbeitstag nicht mehr stressen müssen, starten Sie ganz automatisch entspannter in die Ferien. Bonus-Tipp: Das Gleiche gilt privat. Wer sich in seine Urlaubstagen einen Puffertag vor und nach der Reise einplant, hat genug Zeit zu packen.

4.

Bewusst entspannen & Smartphone Detox
Durch digitale Tools und Messenger auf dem Mobilgerät werden flexiblere Arbeitsformen immer beliebter. Für viele bedeutet das zunehmend eine Kultur der ständigen Erreichbarkeit, auch außerhalb der Arbeitszeit. Mit erschreckenden Folgen: Über 300 Millionen Menschen erkranken jedes Jahr weltweit an Depressionen und psychischen Störungen im Zusammenhang mit der Arbeit.

Lassen Sie das Arbeitshandy und den Laptop deshalb auf jeden Fall zu Hause. In Deutschland müssen Arbeitnehmer weder erreichbar sein, noch ihren Urlaub verfrüht abbrechen, weil zu viel Arbeit anfällt. Das Europäische Parlament fordert zudem ein europaweites Recht auf Nichterreichbarkeit in der Freizeit. In einer am 21. Januar 2021 angenommenen Entschließung wird die EU-Kommission dazu aufgefordert, einen Gesetzesvorschlag vorzulegen, der es Arbeitnehmern erlaubt, ihr Recht auf Nichterreichbarkeit wirksam wahrnehmen zu können, ohne Konsequenzen fürchten zu müssen.

Falls Sie selbstständig sind oder ein kompletter Smartphone Detox einfach nicht möglich ist, empfiehlt es sich, sich trotzdem an einen festen Rhythmus und Zeitfenster zu halten und Mails maximal 1x am Tag zu checken.

5.

Lassen Sie sich bei Ihrer Rückkehr nicht stressen und verhindern Sie den "Fade-Out-Effekt"
Zurück im Büro und wieder zurück im Alltag: Die Erholung lässt sich oft nicht in die anspruchsvolle Arbeitswelt verlängern. In der Forschung heißt das „Fade-Out“-Effekt: also das Gefühl, sich spätestens nach ein bis zwei Wochen wieder wie vor dem Urlaub zu fühlen.

Dabei gibt es verschiedene Methoden, den Urlaub auch innerlich zu verlängern. Statt bei dem Berg an Mails in Panik zu verfallen und sofort mit der Abarbeitung zu beginnen, hilft es, sich erstmal einen Überblick zu verschaffen. Ältere Anfragen haben sich bei einer längeren Abwesenheit vielleicht schon erledigt und können abgelegt werden. Sie müssen nicht sofort alle offenen Aufgaben am ersten Tag Ihrer Rückkehr abarbeiten. Lassen Sie sich Zeit, langsam wieder anzukommen.